AIMOODE Privacy Policy

1. Data controller and scope of application

This Privacy Policy describes how CreActive Digital LLC, operating under the AIMOODE brand (“AIMOODE”, “we”, “us”, “our”), collects, uses, discloses and protects users’ personal data when:

• visit the AIMOODE website and its pages, landing pages or forms;
• request information, a demo, commercial contact or assistance;
• create an account or use the AIMOODE platform;
• purchase or subscribe to services, subscriptions, credits, or add-ons;
• interact with us via email, telephone, chat, online forms, WhatsApp or other channels;
• participate in webinars, events, surveys, or promotional initiatives related to our services.

This Privacy Policy applies to the processing carried out by AIMOODE as data controller. It does not apply to personal data processed by AIMOODE customers through the platform for its own commercial, operational, or marketing purposes, except as indicated in the section dedicated to privacy roles.

2. Privacy Contact Point for the European Union

For users and customers located in the European Union, AIMOODE provides the following operational privacy contact point:

This reference acts as the privacy contact point for the European Union for the purposes of managing requests relating to personal data, privacy rights, and operational communications within the European Union.

3. When AIMOODE acts as owner and when as manager

AIMOODE can operate with different roles depending on the context.

3.1 When AIMOODE acts as data controller

AIMOODE acts as data controller for personal data relating, for example, to:

• site visitors;
• commercial leads and prospects;
• direct customers and their contacts;
• administrative account users;
• people requesting information, support, demos, onboarding, or billing;
• individuals who sign up for AIMOODE newsletters, webinars, or promotional communications.

3.2 When AIMOODE acts as a data controller or sub-processor

When customers use the AIMOODE platform to collect, organize, manage, store, or communicate personal data of their contacts, leads, end customers, bookings, messages, automations, chatbots, or appointments, AIMOODE typically processes such data on the customer's behalf and in accordance with the customer's instructions, within the limits set forth in applicable contracts.

In questi casi, il cliente di AIMOODE è generalmente il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento verso i propri utenti o clienti finali, e la relativa informativa privacy del cliente si applica a tali trattamenti.

4. Dati personali che possiamo raccogliere

Possiamo raccogliere le seguenti categorie di dati personali.

5. Come raccogliamo i dati

Raccogliamo i dati personali:

• direttamente da te, quando compili moduli, crei un account, acquisti servizi, prenoti una demo, richiedi supporto o interagisci con noi;
• automaticamente, tramite cookie, log, pixel, strumenti analitici e tecnologie simili;
• da terze parti, come partner tecnologici, strumenti di pagamento, integrazioni attivate dall’utente o dal cliente, fornitori di analytics, provider pubblicitari, social platform o altre fonti lecite.

6. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Trattiamo i dati personali per le seguenti finalità.

7. Funzionalità AI

Alcune funzionalità della piattaforma AIMOODE possono utilizzare strumenti di intelligenza artificiale per fornire automazioni, generazione di contenuti, riepiloghi, chatbot, agenti conversazionali, strumenti voice, analisi e assistenza operativa.

Quando tali funzioni vengono utilizzate:

• trattiamo i dati nella misura necessaria per erogare il servizio richiesto;
• possiamo avvalerci di fornitori tecnologici specializzati;
• adottiamo misure contrattuali e organizzative ragionevoli per limitare l’uso dei dati alle finalità di erogazione del servizio;
• salvo diversa indicazione esplicita, diversa scelta del cliente o obblighi di legge, non autorizziamo l’uso dei dati personali trattati tramite la piattaforma per l’addestramento di modelli AI pubblici e generalisti.

L’utente e il cliente restano responsabili della verifica dell’accuratezza, liceità e appropriatezza degli output prima del loro utilizzo operativo o commerciale.

8. Cookie e tecnologie simili

AIMOODE utilizza cookie e tecnologie simili per:

• assicurare il corretto funzionamento del sito e della piattaforma;
• memorizzare preferenze e impostazioni;
• misurare traffico, performance e utilizzo;
• migliorare sicurezza e stabilità;
• gestire marketing, remarketing e analytics, ove consentito.

Per maggiori dettagli consulta la nostra Cookie Policy pubblicata sul sito.

9. Con chi condividiamo i dati personali

Possiamo comunicare i dati personali, nei limiti necessari, alle seguenti categorie di soggetti:

• società del gruppo, affiliate o soggetti collegati;
• provider di hosting, cloud, server, sicurezza, backup e infrastruttura;
• fornitori di pagamenti, billing, abbonamenti e contabilità;
• fornitori di email, messaggistica, telefonia, ticketing e assistenza;
• fornitori di analytics, monitoraggio, performance, marketing e consenso cookie;
• partner tecnologici necessari per integrazioni, funzioni AI o servizi collegati;
• consulenti professionali, legali, revisori, commercialisti o assicuratori;
• autorità pubbliche, enti regolatori o soggetti legittimati per obblighi di legge o tutela dei nostri diritti;
• controparti coinvolte in operazioni straordinarie, fusioni, acquisizioni, riorganizzazioni o cessioni.

AIMOODE non vende dati personali per corrispettivo monetario.

Non condividiamo il numero di telefono né il consenso marketing dell’utente per SMS, WhatsApp o comunicazioni analoghe con terzi per loro finalità promozionali autonome senza consenso esplicito.

10. Integrazioni e servizi di terze parti

Se colleghi alla piattaforma servizi di terze parti o attivi integrazioni esterne, i relativi fornitori possono trattare dati personali secondo i propri termini e le proprie privacy policy.

AIMOODE non è responsabile per i trattamenti svolti autonomamente da terzi esterni non operanti per nostro conto. Ti invitiamo quindi a consultare sempre le informative privacy dei servizi integrati.

11. Trasferimenti internazionali di dati

AIMOODE opera a livello internazionale e alcuni dati personali possono essere trattati o resi accessibili negli Stati Uniti o in altri Paesi diversi da quello dell’utente.

Quando richiesto dalla normativa applicabile, adottiamo adeguate misure per proteggere i dati personali trasferiti a livello internazionale, incluse garanzie contrattuali, organizzative e tecniche ragionevoli.

12. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, salvo termini più lunghi richiesti da obblighi di legge o esigenze di tutela.

In particolare:

• i dati di account e rapporto contrattuale sono conservati per la durata del rapporto e per il periodo successivo necessario a obblighi amministrativi, fiscali, contabili o difensivi;
• i dati di fatturazione sono conservati secondo i termini previsti dalla normativa applicabile;
• i dati trattati per finalità marketing sono conservati fino a revoca del consenso o opposizione, salvo ulteriori limiti di legge;
• i log tecnici e di sicurezza sono conservati per il periodo necessario a garantire integrità, sicurezza, audit e continuità operativa;
• i dati trattati sulla piattaforma per conto dei clienti sono conservati secondo il contratto con il cliente, le sue istruzioni e i normali cicli tecnici di backup, esportazione o cancellazione.

Quando i dati non sono più necessari, provvediamo alla loro cancellazione, anonimizzazione o limitazione, salvo diversi obblighi di conservazione.

13. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche, organizzative e amministrative ragionevoli e appropriate per proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, alterazione, divulgazione o utilizzo illecito.

Tuttavia, nessun sistema informatico, rete o modalità di trasmissione può essere garantito come totalmente sicuro. Se ritieni che il tuo account o la tua interazione con AIMOODE non sia più sicura, contattaci immediatamente.

14. Minori

I servizi AIMOODE non sono destinati a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori di 16 anni. Se veniamo a conoscenza di aver raccolto dati di un minore senza adeguata base giuridica, adotteremo misure ragionevoli per cancellarli.

15. Diritti degli interessati

Nei limiti previsti dalla normativa applicabile, puoi esercitare i seguenti diritti:

• accesso ai tuoi dati personali;
• rettifica dei dati inesatti o incompleti;
• cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento, inclusa l’opposizione al marketing diretto;
• portabilità dei dati, ove applicabile;
• revoca del consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento si basa sul consenso;
• reclamo presso l’autorità di controllo competente.

Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a:

[email protected]

oppure, per richieste provenienti dall’Unione Europea:

[email protected]

Potremmo richiedere informazioni ragionevoli per verificare la tua identità prima di dare seguito alla richiesta.

16. Comunicazioni marketing e opt-out

Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso alle comunicazioni promozionali o opporti al marketing diretto:

• utilizzando il link di disiscrizione presente nelle email, ove disponibile;
• modificando le preferenze del tuo account, se tale funzione è disponibile;
• scrivendo a [email protected] o [email protected].

Resta inteso che potremmo continuare a inviarti comunicazioni non promozionali, necessarie alla gestione dell’account, del servizio, della sicurezza o degli obblighi contrattuali e legali.

17. Link a siti e servizi esterni

Il sito o la piattaforma AIMOODE possono contenere link a siti, servizi o applicazioni di terze parti. Non siamo responsabili per i contenuti, le misure di sicurezza o le pratiche privacy di tali soggetti. Ti invitiamo a consultare le rispettive informative prima di fornire dati personali.

18. Modifiche alla presente Privacy Policy

We may update this Privacy Policy at any time to reflect regulatory, technical, operational, or business changes.

The updated version will be posted on this page, indicating the last update date. If required by law, we will also provide additional notices or collect consent again.

19. Contacts

For questions about this Privacy Policy or the processing carried out by AIMOODE, you can contact us at the following addresses: